Effectief vergaderen doe je zo

Een effectieve vergadering is belangrijk. Maar je kent vast wel van die vergaderingen die uitlopen en waar uiteindelijk niet zoveel concreets uit voortkomt. Dat is natuurlijk zonde van de tijd die iedereen er in steekt en de kosten die daar bij komen kijken. Er zijn echter een paar simpele tips die je vergadering direct effectiever kunnen maken.

Structuur aanbrengen in de vergadering

Eén van de redenen waarom vergaderingen soms niet effectief zijn, is omdat er geen structuur zit in het vergaderproces. Je kunt dit allereerst verbeteren door ruim van te voren agendapunten te peilen bij alle deelnemers. Bovendien is tijdmanagement hierbij van belang. Stel tijden vast voor de verschillende punten, zodat er voor elk agendapunt een bepaald tijdsdeel besteed kan worden. Zo weet iedereen ook waar hij of zij aan toe is.

Bereid de vergadering voor. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar ook hierop lopen vergaderingen vaak stuk. Zorg er voor dat deelnemers op de hoogte zijn van alles wat besproken zal worden, en dat de actiepunten duidelijk zijn gecommuniceerd.

Voorzitterschap

Een vlotte vergadering en het hanteren van de agendapunten vraagt om sterk voorzitterschap. Maak dus vooraf duidelijk welke rollen en verantwoordelijkheden iemand heeft. Een goede voorzitter hanteert de tijden die zijn afgesproken. Wanneer je zelf tijdmanagement niet serieus neemt, dan zullen andere deelnemers dit waarschijnlijk ook niet doen.

Tot slot vertegenwoordig je als voorzitter niet alleen je eigen doelen, maar ook juist die van de deelnemers van de vergadering. Initieer daarom de inbreng van iedere deelnemer. Het komt best vaak voor dat enkele mensen de overhand hebben in een vergadering. Wanneer je de inbreng van elke deelnemer vraagt, dan zal de algehele sfeer binnen de vergadering beter zijn.

Wanneer je je aan bovenstaande tips zou houden, dan heb je voor een effectieve vergadering eigenlijk niet langer nodig dan ongeveer anderhalf uur. In die tijd zijn de meeste mensen nog actief aan het luisteren en hebben ze hun aandacht erbij.

Zorg voor de juiste locatie

Het is verder zeer belangrijk om een goede vergaderlocatie te hebben. Een sfeervolle ruimte zorgt ervoor de deelnemers zich prettig voelen, en de vergadering zien als iets leuks. Daarbij zijn faciliteiten belangrijk. Is er bijvoorbeeld wat te eten of te drinken? En is de ruimte goed geventileerd? Hoewel je dit misschien niet direct zou verwachten, een fijne ruimte kan een vergadering totaal veranderen. Er zijn organisaties die heel overzichtelijk verschillende vergaderlocaties kunnen tonen, zoals Onemeeting. Ben je bijvoorbeeld op zoek naar een vergaderlocatie Amersfoort, dan kun je snel en makkelijk zien welke locaties er beschikbaar zijn en welke faciliteiten deze hebben. Je kunt direct een offerte opvragen.

Zo kun je de effectiviteit van je vergaderingen zeker verbeteren!